Copyright. Articolo estratto dal libro “Direzione Vendite e Leadership. Coordinare e formare i propri venditori per creare un team efficace” di Daniele Trevisani, Franco Angeli editore, Milano. Pubblicato con il permesso dell’autore.
Strumenti e tecniche per ottimizzare il tempo dei venditori
Gestire i tempi significa dettare il “Battle Rhythm”, il “ritmo di battaglia” nel quale si compete nel Colosseo della vendita.
Uno dei problemi principali della leadership è “chi gestisce il tempo di chi”. Un leader non può sfuggire dalla necessità di pianificare i tempi, almeno a livello di macro-pianificazione.
Le pretese (del leader o dei venditori) di poter raggiungere deleghe ampie, senza dovere di controllo sui tempi altrui, trovano spazio solo quando il venditore consulenziale sia veramente autonomo e dotato di ampia professionalità. Anche in questo caso, tuttavia, il venditore dovrà muoversi, nel corso dell’anno, all’interno di un framework di lavoro e di macro-tempi definiti da una direzione.
Alcuni strumenti utili:
- schede appuntamento: riepilogano i dati essenziali della visita che si sta per andare a svolgere. Vengono preparate o da supporti amministrativi o (il giorno prima, nel peggio dei casi), dal venditore stesso, nella fase di preparazione alla giornata successiva. Il formato delle schede può andare da fogli A4 sino a micro- dossier, sufficientemente compattati.
- planning settimanale: il planning settimanale definisce la mappa degli appuntamenti lungo un percorso di vendita settimanale. La mappa appuntamenti deve contenere sia le visite vere e proprie, che gli slot (spazi) organizzativi (i tempi/momenti organizzativi sufficienti per ammortizzare i viaggi e i carichi amministrativi).
- planning trimestrale: il planning trimestrale deve contenere i principali appuntamenti del trimestre, inclusa la definizione di quale “team di vendita” sia dedicato a quale cliente, e gli appuntamenti interni e con il cliente.
La possibilità di svolgere un planning dipende dalla divisione netta tra:
- tempi preparatori e
- tempi di visita.
Durante una campagna, è necessario dividere nettamente i tempi di preparazione e di contatto telefonico (o altre forme di presa d’appuntamento) dai tempi di visita. Occorre assolutamente resistere alla tentazione di inseguire gli appuntamenti “alla rinfusa”, basandosi solo sulle disponibilità del cliente, dimenticando così delle proprie esigenze di ottimizzazione e logistica.
Una ipotesi di articolazione mensile puramente indicativa è la seguente:
- settimana contatti in-house: programmazione e presa d’appuntamento, preparazione e role-playing
- settimana sul campo: visite ai prospects
- settimana contatti in-house: preparazione proposte e soluzioni, elaborazioni consulenziali
- settimana sul campo: visite ai prospects, conclusione situazioni aperte.
I modelli di vendita e i modelli di chiusura
L’articolazione pratica dipende dal modello di chiusura che si decide adottare e offrire come modello di Formazione Vendite alla propria squadra di venditori:
- chiusura in prima visita: obiettivo è chiudere subito, arrivare alla firma nel primo incontro. È possibile solo da parte di venditori estremamente esperti e preparati, quando essi incontrano condizioni di base favorevoli, o comunque non nettamente ostili. I venditori che riescono a chiudere in prima visita partendo da condizioni ostili sono decisamente rari e devono fare ricorso a tecniche di vendita ad alta pressione psicologica, che non fanno parte del repertorio medio della vendita consulenziale;
- chiusura in seconda visita: divide l’attività di vendita in una visita preliminare di raccolta dati e ascolto, e in una visita di chiusura, basata sulla proposta di soluzioni (Solutions Selling), di alternative e chiusura;
- chiusura in terza visita: divide l’attività di vendita in (1) visita di analisi, (2) visita di contrattazione e taratura, e (3) visita di chiusura finale.
Le varianti possibili sono numerose, ad esempio
- acquisizione informazioni preliminari per via telefonica,
- sviluppo di una ipotesi di vendita,
- contatto telefonico ulteriore di “sgrossatura” delle opzioni,
- contatto diretto per la conoscenza reciproca,
- sviluppo di una soluzione d’acquisto,
- visita finale orientata alla chiusura.
Tra i principali problemi di vendita vi sono le linee di vendita eccessivamente lunghe (quanti appuntamenti massimi sono ammissibili per poter arrivare a concludere una vendita).
È essenziale che ogni campagna di vendita fissi una soglia massima di lunghezza della linea di vendita, oltre la quale non sia possibile proseguire. In caso contrario, si arriverebbe all’assorbimento totale delle risorse da parte di pochi clienti esigentissimi e comunque dal ricavo incerto.
Sono purtroppo comuni i casi di clienti che esigono incredibili sforzi di vendita o enormi impegni progettuali nel venditore, per poi ripensarci o non acquistare affatto.
Dall’esperienza pratica emergono anche casi di “falsi acquisti” ove il cliente mette in opera il venditore al solo scopo di acquisirne la capacità progettuale, per poi – una volta acquisito il progetto – rivolgersi altrove con un notevole risparmio sul costo complessivo (composto da progettazione e prodotti).
Una campagna di vendita deve avere priorità e tempi, i tempi per le visite devono essere inseriti in una programmazione e non lasciati fluire in un limbo temporale.
Fissare le priorità per i venditori
Il venditore deve assolutamente sapere quali sono le priorità che gli sono richieste, scegliendo tra:
- alto vs. basso numero di contatti – ruolo di divulgazione tecnico/scientifica o PR vs ruolo di vendita;
- ruolo di fidelizzazione e retention vs ruolo acquisitivo;
- ruolo di marketing relazionale vs ruolo di chiusura aggressiva;
- numero massimo di posizioni aperte da mantenere in trattativa contemporaneamente;
- tipologia di soggetti sui quali muoversi;
- su quali clienti non disperdere tempo/energie;
- priorità geografiche;
- priorità di categoria aziendale per classi di dimensione e fatturati.
Le priorità vanno anche diversificate in termini temporali:
- priorità annuali, collegate al business plan aziendale e al marketing plan;
- priorità semestrali o quadrimestrali;
- priorità mensili;
- priorità settimanali.
Altri materiali su Comunicazione, Ascolto, Empatia, Potenziale Umano e Crescita Personale disponibili in questi siti e link:
- Sito Studio Trevisani Formazione Coaching Consulenza (Italian & English)
- Sito Daniele Trevisani (Italian)
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